Hysbysiad Preifatrwydd - Dysgwyr
1. Cyflwyniad
Mae’r hysbysiad hwn yn berthnasol i unigolion sy’n derbyn gwasanaethau gan Novus Gŵyr.
Gellir gwneud cais i gyrchu fersiwn cryno o’r polisi hwn trwy ofyn i staff Novus Gŵyr neu drwy fynd i’r wefan ganlynol: Ein Polisi Preifatrwydd (Trosolwg Byr)
Mae’r polisi hwn ar gael yn Saesneg.
2. Beth yw diben y ddogfen hon?
Mae Novus yn rhan o LTE Group ac rydym yn ymrwymedig i sicrhau diogelwch a phreifatrwydd mewn perthynas â gwybodaeth bersonol. Mae’r hysbysiad hwn yn nodi sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol yn unol â chyfreithiau casglu data cyfredol.
Os oes gennych unrhyw gwestiynau ynghylch y ddogfen hon neu os ydych am wybod mwy am sut rydym yn prosesu data personol, gallwch chi (neu eich cynrychiolwr) gysylltu â’n Swyddfa Diogelu Data, neu gallwch ofyn i unrhyw aelod o staff Novus wneud hyn ar eich rhan:
- Grŵp LTE, Whitworth House, Ashton Old Road, Manceinion M11 2WH
- Gallwch chi neu eich cynrychiolwr gysylltu â ni drwy e-bostio: dpo@ltegroup.co.uk
3. Y math o wybodaeth rydym yn ei gasglu amdanoch
Data y gellir ei ddefnyddio i adnabod unigolyn neu grŵp o unigolion yw gwybodaeth neu ddata bersonol. Nid yw’n cynnwys data cyfrinachol lle mae enw’r unigolyn yn aros yn gyfrinachol (data dienw). Mae yna hefyd gategorïau arbennig ar gyfer data personol mwy sensitif* sydd angen lefel uwch o ddiogelwch.
Mae’r categorïau gwybodaeth bersonol y gallwn eu casglu, storio a defnyddio amdanoch chi yn cynnwys:
| Learners | Rhiant/gwarcheidwad | |
| Oedran | ✔ | |
| Data meddalwedd monitro ystafell ddosbarth | ✔ | |
| Gwybodaeth am y gŵyn | ✔ | ✔ |
| Gwybodaeth cyflogaeth/addysg/hanes (lle bo'n berthnasol) | ✔ | |
| Ethnigrwydd/cenedligrwydd* | ✔ | |
| Rhywedd | ✔ | |
| Iechyd, gan gynnwys unrhyw gyflwr meddygol, anaf, anhawster dysgu a statws anabledd* | ✔ | |
| Gwybodaeth bersonol a manylion cyswllt | ✔ | ✔ |
| Llun i’w ddefnyddio ar gyfer sicrhau cymwysterau e.e. cerdyn CSCS (lle bo’n berthnasol) | ✔ | |
| Llun a fideo ohonoch chi/eich gwaith | ✔ | |
| Gwybodaeth rheolaeth carchar a rhif carchar | ✔ |
4. Sut rydym yn casglu gwybodaeth bersonol?
Fel arfer, rydym yn casglu gwybodaeth bersonol drwy’r wybodaeth rydych chi’n ei ddarparu i ni yn ystod y cyfnod sefydlu neu drwy’r broses sefydlu ar gyfer y gwasanaeth rydych chi’n ei dderbyn. Efallai byddwn yn casglu gwybodaeth ychwanegol yn ystod eich amser gyda Novus Gŵyr.
Mae’n bosib y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth amdanoch chi drwy sefydliadau trydydd parti (a’u systemau) fel Gweithredwyr y Warchodaeth neu’r Weinyddiaeth Gyfiawnder ac asiantau eraill megis sefydliadau gofal iechyd/awdurdodau lleol.
5. Sut byddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth?
Yn bennaf, byddwn yn defnyddio eich data personol er mwyn cynnig gwasanaethau Novus Gŵyr. Rydym wedi nodi’r prif nodau isod.
| Diben | Tuedd Gyfreithlon |
| Rhoi mynediad i chi i wasanaethau Novus |
|
| To enable you to access Novus Gower services and/or those of associated organisations | |
| Cydymffurdio â rheolau iechyd a diogelwch | |
| Monitro cyfle cyfartal | |
| Ymgymryd ag archwiliadau | |
| Prosesu eich cwynion | |
| Eich diogelu mewn argyfwng | |
| Ymchwilio am chynllunio o fewn Novus Gŵyr a LTE Group |
Oes angen eich caniatâd arnom?
Fer arfer, does dim angen eich caniatâd arnom i brosesu eich data personol (gallwn ddefnyddio sail gyfreithiol arall i brosesu data). Os oes angen i ni gael eich caniatâd yn benodol ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol, byddwn yn gofyn i chi cyn i ni ddechrau prosesu. Mae gennych hawl i dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg.
6. If information is not provided
If you do not provide personal information, we may not be able to provide you with access to our services, or we may be prevented from complying with our legal or contractual obligations.
6. Gwrthod darparu gwybodaeth
Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth bersonol, mae’n bosib na fyddwn yn medru cynnig ein gwasanaethau i chi a byddwn yn cael ein hatal rhag cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a chytundebol.
7. Penderfyniadau Awtomatig
Rydym yn gweithredu penderfyniadau awtomatig pan fydd ein systemau electronig yn defnyddio gwybodaeth bersonol i wneud penderfyniadau heb gymorth staff Novus. Nid ydym yn bwriadu rhoi penderfyniadau o’r fath ar waith mewn perthynas ag unrhyw wybodaeth y byddwch yn ei ddarparu i ni. Byddwn yn rhoi gwybod i chi ynghylch unrhyw newidiadau i’r gweithdrefnau yma.
8. Rhannu Data
Lle bo’n angenrheidiol, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau trydydd er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a chytundebol a/neu er mwyn cynnig gwasanaethau i chi. Gall hyn gynnwys:
Y Gweithredwr Gwarchodol
Sefydliadau dyfarnu
Cyflogwyr
Rhieni/gwarcheidwaid plant dan 18 oed
Darparwyr dysgu/addysg eraill.
I gael cofrestr lawn o bwy rydym yn rhannu eich data personol â nhw, e-bostiwch y Swyddog Diogelu Data: dpo@ltegroup.co.uk
Cliciwch y linc i gael gwybodaeth am sut rydym yn ymdrin â cheisiadau datgelu, er enghraifft at ddibenion gorfodi'r gyfraith, atal troseddau ac ymchwilio: LTE Group and Disclosure requests.
Mae'n ofynnol i bob trydydd parti gymryd weithredu mesurau diogelwch priodol i ddiogelu gwybodaeth bersonol. Dim ond at ddibenion penodol yr ydym yn caniatáu iddynt brosesu eich gwybodaeth bersonol a byddant yn gorfod gwneud hyn yn unol â'n cyfarwyddiadau.
9. Diogelwch Data
Mae gennym fesurau ar waith i helpu diogelu eich gwybodaeth ac rydym yn llym iawn o ran pwy sy’n cael mynediad i’r wybodaeth er mwyn sicrhau mai dim ond unigolion awdurdodedig â rhesymau dilys sy’n cael cyrchu eich gywbodaeth.
Bydd eich data yn cael ei stori yn y DU yn unig.
Mae gennym weithdrefnau penodol ar gyfer mynd i’r afael ag unrhyw achosion honedig o dorri diogelwch. Byddwn yn rhoi gwybod i chi o unrhyw achosion o’r fath pan fydd gofyn cyfreithiol i ni wneud hynny.
10. Pa mor hir byddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth?
Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyn hired ag y bydd ei angen arnom. Mae gennym Gynllun Cadw Data sy’n nodi amserlenni cadw gwybodaeth. Gallwch wneud cais i weld y ddogfen trwy gysylltu â’r SDD gan ddefnyddio’r manylion yn Adran 2.
11. Eich hawliau personol o ran data personol
O dan rai amgylchiadau, mae gennych hawl cyfreithiol i wneud cais i:
- Gyrchu eich gwybodaeth bersonol(Hawl Mynediad)
- Cywiro gwybodaeth bersonol sydd gennym os yw’n anghywir
- Dileu gwybodaeth bersonol (mewn amgylchiadau arbennig)
- Cyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
- Cael hysbysiad o’r rhesymau dros brosesu eich gwybodaeth bersonol
- Trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol i barti arall
- Gwrthod, prosesu gwybodaeth bersonol
- Gwahardd prosesu data personol
Os hoffech wneud cais i weld eich data personol, siaradwch ag aelod o dîm Novus neu cysylltwch â Thîm Novus Gŵyr trwy ddefnyddio’r manylion sydd i’w gweld yn adran 2. Os ydych yn gwneud cais, efallai y bydd angen i ni gasglu mwy o wybodaeth amdanoch chi neu eich cynrychiolydd er mwyn cadarnhau pwy ydych chi.
12. Os nad ydych chi’n hapus gyda’r ffordd rydym wedi trin eich data
Os nad ydych chi’n hapus gyda’r ffordd rydym wedi trin eich data, gallwch gyflwyno cwyn swyddogol i’r adran ganlynol:
Swyddog Diogelu Data Grŵp LTE
Whitworth House
Ashton Old Road
Manceinion
M11 2WH
Os nad ydych am drafod eich cwyn gyda ni, neu os ydych yn anhapus gyda’n hymateb, gallwch gyflwyno cwyn i’r awdurdod oruchwyliol, sef Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Ail Lawr,
Tŷ Churchill,
Ffordd Churchill,
Caerdydd
CF10 2HH
0330 414 6421
https://ico.org.uk/about-the-ico/who-we-are/wales-office/
Gall eich cynrychiolydd hefyd gysylltu â’r ICO drwy:
wales@ico.org.uk
Gellir cael rhagor o wybodaeth am weithdrefn gwyno’r ICO yn:
https://ico.org.uk/make-a-complaint/
